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Pflichtangaben in geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz - Abmahn- und Bußgeldrisiko nach Gesetzesänderung
[15.02.2007] Mit In-Kraft-Treten des „Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“ am 01. Januar 2007 ist klar gestellt, dass die Pflichtangaben geschäftlicher Korrespondenz in Papierform auch für geschäftliche E-Mail-Korrespondenz gelten. Abmahnungen und Bußgelder drohen Unternehmen, die die erforderlichen Angaben zum Unternehmen in ihren geschäftlichen E-Mails nicht beachten.
Das Gesetz bestimmt Offenlegungspflichten für Gesellschaften verschiedener Rechtsformen und wirkt sich auf mehrere Gesetzesbestimmungen aus, die die Gestaltung von Geschäftsbriefen zum Inhalt haben: § 37 a des Handelsgesetzbuches (HGB) für eingetragene Kaufleute, § 35 a des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) für Gesellschaften mit beschränkter Haftung, § 125 a und § 177 a des Handelsgesetzbuches (HGB) für offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften, § 80 des Aktiengesetzes (AktG) für Aktiengesellschaften.
Wurden in diesen Gesetzesbestimmungen bislang Pflichtangaben (wie zum Beispiel vollständige Firma, Rechtsform, Sitz des Unternehmens, Registergericht des Sitzes des Unternehmens und Handelsregisternummer) „für Geschäftsbriefe“ vorgeschrieben, so heißt es nunmehr klarstellend, dass diese „für Geschäftsbriefe gleichviel welcher Form“ gelten. Dies bedeutet, dass die Pflichtangaben bei jeglicher Geschäftskorrespondenz zu beachten sind, gleich ob diese in Papier- oder E-Mail-Form erfolgt. Fehlen die Pflichtangaben völlig oder sind sie unvollständig, drohen Bußgeldbescheide seitens der Registergerichte. Strittig ist, ob fehlende oder unvollständige Angaben einen Wettbewerber zur Abmahnung berechtigen. Jedenfalls sind erste Abmahnungen bekannt geworden.
[TIPP] Achten Sie bei geschäftlichen E-Mails immer darauf, ob Sie alle Pflichtangaben beachtet haben. Nutzen Sie hierbei die oben angegebenen Gesetzesbestimmungen als Checklisten. Im Internet finden Sie die Gesetzesbestimmungen in aktueller Fassung, wenn Sie in Suchmaschinen den jeweiligen Paragrafen sowie das Stichwort „juris“ eingeben.
Dieser Rechtstipp der Anwaltskanzlei Dr. Ricke, Berlin, ist erstmalig erschienen in der Ausgabe 02-2007 des Mittelstand-Newsletters von Microsoft.
